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CASO DE ÉXITO

PROYECTO: PLATAFORMA DIGITAL PARA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS A PROVEEDORES

ESCUELAS GASTRONÓMICAS S.R.L. (IGA) es una compañía dedicada a la enseñanza gastronómica, brindando diferentes carreras y cursos. En la actualidad cuentan con 7 sedes franquicias de instituto, donde se brindan las clases, distribuidas a lo largo de la ciudad y de la provincia de Buenos Aires.

Diagnóstico

Cuando nos contactó el gerente de Escuelas Gastronómicas, se encontraban con la necesidad de organizar el proceso de compra de insumos y materias primas, las cuales se utilizan para brindar cada una de las clases y cursos de cocina para las 7 sedes del instituto.

El proceso se llevaba adelante de forma manual, utilizando múltiples planillas Excel y envío de emails, generando un proceso de compra poco controlado donde era muy difícil detectar faltantes o compras erróneas. Al ser un proceso manual, se requería de mucho tiempo de los recursos humanos para poder planificar las compras, evaluar precios de los distintos proveedores y generar los pedidos, estando expuesto a fallas humanas, poco control y dependiendo del conocimiento del recurso.

Objetivos

• Diseñar, desarrollar e implementar una nueva plataforma de software a medida para la planificación de compras de materiales e insumos para las clases, que permita digitalizar el proceso y unificarlo en una única base de datos.

• Generar un proceso automatizado, donde se agilicen tiempos de planificación y envío de pedidos a proveedores.

• Permitir el control de los insumos que se necesitan para cada clase y sede, según los cursos habilitados y la cantidad de alumnos en los mismos.

• Evitar dependencia y fallas humanas para optimizar el presupuesto y evitar pérdidas.

• Unificar toda la información de las planillas que se utilizan en una única base de datos controlada.

• Automatizar el proceso y los envíos de pedidos a proveedores

• Obtener informes históricos de las compras de materiales e insumos realizadas, cómo también de los proveedores y lista de precios de los mismos.

Resultado final

Realizamos el diseño, codificamos e implementamos una solución de software a la medida desde cero para la sede central del instituto, donde se puede planificar cada clase para cada una de las sedes, evaluar los costos de los distintos proveedores y planificar la compra de materiales e insumos para los cursos según se necesita, comprando la cantidad necesaria.

La plataforma gestiona los diferentes cursos activos que hay en cada sede, las clases de los mismos, junto con los grupos de alumnos inscritos en cada curso. Por otro lado se cargan las recetas que se practicarán en cada clase y, a partir de la receta, los grupos de alumnos inscriptos y los cursos activos, automáticamente el sistema calcula la cantidad de insumos y materiales que hay que comprar para poder abastecer a cada clase de cada curso.

Luego del listado de proveedores e insumos cargados, la plataforma permite hacer una evaluación de costos para definir qué insumo es conveniente pedir a cada proveedor, generando la orden de pedido con el detalle de forma automática por proveedor, dejando registro para controles y auditorías en la base de datos.

Adicionalmente se desarrollaron informes para consulta de recetas de cada clase, lista de precios de proveedores y hoja de ruta desde la planificación hasta la orden de pedido al proveedor.

Finalmente, brindamos servicio de alojamiento y mantenimiento de dicha plataforma, implementando y poniendo en marcha la solución desarrollada en la nube.